Ao ingressar no Grupo o responsável pelo jovem deve preencher a Ficha de Inscrição,  a Ficha de Saúde e a Ficha de Opção de Mensalidade com os dados de contato, dados residenciais e dados médicos. É muito importante que o responsável mantenha estes dados atualizados. Em caso de necessidade o Chefe poderá usar estes dados para atender ao jovem e entrar em contato com os responsáveis.